Orbit Car Hire -tietosuojakäytäntö
1. Tämän Tietosuojaselosteen ja Käyttöehtojen mukaan Orbit Car Hire ehf. Baugakór 7, 203 Kópavogur, Islanti, rekisteröity Reykjavikin käräjäoikeuteen, ALV-tunnus: 550920-1660, verkkosivusto www.orbitcarhire.com,antaa palvelujen käyttäjille, asiakkaille ja muille henkilöille, joiden kanssa se astuu sopimussuhteeseen (jäljempänä: käyttäjät), tietoa henkilötietojen käsittelystä sovellettavan lainsäädännön mukaisesti.
2. Verkkosivusto www.orbitcarhire.com on vuokra-auton varausjärjestelmä, jonka avulla käyttäjä voi (saatavuuden mukaan) varata autoja eri autovuokraamoilta eri sijainneissa ja eri maissa (EU:ssa ja EU:n ulkopuolella).
Käyttäjä tekee autonvuokraussopimuksen suoraan autovuokraamon kanssa, jolta käyttäjä varasi auton varausjärjestelmän kautta. Henkilötietojen suojaamiseen, jotka käyttäjä antoi suoraan autovuokraamolle (esim. autonvuokraussopimusta tehtäessä), sovelletaan käyttäjän ja autonvuokrauspalvelun tarjoajan välisen sopimuksen määräyksiä (ottaen huomioon vuokrausmaassa voimassa oleva lainsäädäntö). Otathan huomioon, että joillakin autovuokraamoilla voi olla GPS-seurantajärjestelmiä asennettuna joihinkin tai kaikkiin ajoneuvoihinsa kyseisten autonvuokrauspalvelujen tarjoajien käytäntöjen mukaisesti.
Käytännössä käytetyillä määritelmillä on sama merkitys kuin voimassa olevissa Käyttöehdoissa.
3. Käyttäjä hyväksyy ja sitoutuu seuraaviin:
- Lähettää seuraavat henkilötiedot: nimi ja sukunimi, ikä, puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite, asuinmaa, luotto- tai pankkikortin numero ja käyttäjän tiedot varausta tai ennakkomaksua varten varauksen tekemiseksi edustajan kautta (ja täten sopimuksen toteuttamiseksi edustajan ja käyttäjän välillä);
- Edellisessä kappaleessa tarkoitetut tiedot ovat välttämättömiä varauksen tekemiseksi ja sopimuksen myöhempää täytäntöönpanoa varten. Näin ollen käyttäjä sallii henkilötietojensa lähettämisen autovuokraamolle, varauksen toteuttamalle sopimusedustajalle varauksen toteuttamiseksi, organisaatiolle luotto- tai pankkikorttien turvatarkastuksen suorittamiseksi tai sopimuskumppanille (kuten maksunkäsittelijä) erilaisten palvelujen tarjoamiseksi.
4. Käyttämällä www.orbitcarhire.comin verkkosivustoa käyttäjä on tietoinen seuraavista ja hyväksyy ne:
- Heidän henkilötietojaan (tiedot, joihin käyttäjä on antanut nimenomaisen suostumuksen sekä tiedot, joita on käsiteltävä sopimus- ja lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi, sekä varausjärjestelmän käytön aikana kerätyt luottokorttien tiedot) käsitellään Islannissa voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti, erityisesti yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) ja henkilötietojen suojaa koskevan lain mukaisesti;
- Käyttäjän henkilötietojen käsittely ja käsittelyn tarkoitus käy ilmi yhdestä pätevästä tietojenkäsittelyjen perusteesta, eli:
- Sopimus (henkilötiedot, joita tarvitaan sopimuksen tekemiseen ja täytäntöönpanoon sekä vaadittujen sopimusvelvoitteiden täyttämiseen),
- Lainsäädäntö (henkilötiedot, joita on kerättävä ja/tai säilytettävä säännösten mukaisesti),
- Käyttäjän nimenomainen suostumus henkilötietojen käsittelyyn (vain niitä tietoja varten ja siihen tarkoitukseen, johon käyttäjä on antanut nimenomaisen suostumuksensa). Tapauksissa, joissa henkilötietojen käsittely perustuu käyttäjän suostumukseen, tällainen suostumus voidaan peruuttaa milloin tahansa);
- Henkilötietoja voidaan käsitellä myös oikeutetun edun perusteella eli tilastollisten tutkimusten ja/tai analyysien suorittamiseksi, joiden tarkoituksena on parantaa käyttäjäkokemusta ja palveluiden laatua sekä tarjottujen palveluiden jatkosuunnittelua ja kehittämistä. Henkilötietojen vähimmäislaajuus sekä anonymisointi ja pseudonymisointi otetaan huomioon tilastollisissa tutkimuksissa ja analyyseissä siten, että käytetyistä henkilötiedoista ei voida tunnistaa yksittäistä käyttäjää;
- Suostumukset voidaan peruuttaa kirjallisesti yhteydenottolomakkeen kautta, joka on saatavilla osoitteessa orbitcarhire.com/fi/yhteydenotto/. Jos käyttäjä peruuttaa suostumuksensa henkilötietojen käsittelyyn, rekisterinpitäjä lopettaa suostumuksen perusteella kerättyjen henkilötietojen käsittelyn tai keskeyttää niiden käsittelyn siihen tarkoitukseen, jota varten suostumus on annettu;
- Henkilötietojen käyttäjät ovat Orbit Car Hire ehf., Orbit Car Hire ehf. sopimuskumppanit sekä valtion laitokset. Orbit Car Hire ehf:n suorittama henkilötietojen käsittely perustuu sopimussuhteeseen, joka täyttää henkilötietojen käsittelyä ja suojaamista koskevat vaatimukset; pääsy henkilötietoihin on sallittu vain palvelun tarjoamisen tarkoitusta varten ja siinä laajuudessa;
- Palvelun asianmukaisen tason ja tarjoamisen varmistamiseksi tarvittavat henkilötiedot voidaan siirtää asianmukaisten ja olennaisten suojatoimien (esim. salaus) mukaisesti Islantiin, tietojen tallentamista, käsittelyä ja käyttöä varten;
- Käyttäjän henkilötiedot, joita käytetään varausmenettelyihin ja sopimuksen täytäntöönpanoon, voidaan lähettää asianmukaisten ja asiaankuuluvien suojatoimien mukaisesti maahan, jossa sopimus pannaan täytäntöön, jossa ei ole yhtäläisiä turvallisuusstandardeja turvallisuuden ja henkilötietojen käsittelyn suhteen, käyttämällä vaadittua henkilötietojen teknistä suojausta (esim. salausta);
- Käyttäjän sähköpostiosoitetta käytetään ilmoittamaan käyttäjälle varauksesta, mukaan lukien vahvistuksen tai varaukseen liittyvien muutosten lähettäminen, ja ilmoittamaan heille päivityksistä ja muutoksista edustajan verkkosivustolla orbitcarhire.com, kun tämä viittaa itse sopimuksen täytäntöönpanoon;
- Käyttäjän puhelinnumeroa käytetään vain sopimuksen täytäntöönpanoon liittyvissä hätätilanteissa, kuten ajoneuvon rikkoutuessa tai käyttäjän varaukseen liittyvissä ongelmissa;
- Edustaja voi lähettää palveluntarjoajille ja kumppaneille anonymisoituja tilastotietoja käyttäjistä, jotka eivät koskaan sisällä heidän henkilötietojaan ja estävät siten yksittäisen käyttäjän tunnistamisen;
- Henkilötietoja säilytetään ja käsitellään, kunnes sopimussuhteen voimassaolo päättyy tai kunnes sopimusvelvoitteet on täytetty tai kaikki vaatimukset ovat kuuluneet vanhentumisajan piiriin. Tiettyjä henkilötietoja säilytetään voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti (esim. 10 vuotta tiettyjen vero- ja rahoitussäännösten mukaisten tietojen osalta) voimassa olevien sääntöjen mukaisten velvoitteiden täyttämiseksi ja sellaisten valitusten käsittelemiseksi tai niihin vastaamiseksi, jotka voivat johtua suoraan käyttäjän ja Orbit Car Hire ehf:n tai Orbit Car Hire ehf:n ja kolmansien osapuolten välisestä suhteesta;
- Käyttäjällä on oikeus tulostaa tai saada pääsy kerättyihin henkilötietoihin ja oikeus saada henkilötiedot korjattua, jos hän katsoo, että käsitellyt henkilötiedot eivät ole oikein; oikeus tietojen poistamiseen tai käsittelyn rajoittamiseen, jos ne eivät ole tarpeen sopimuksen täytäntöönpanemiseksi tai lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi; oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä lakisääteisen edun perusteella ja oikeus saada henkilötiedot siirrettyä. Käyttäjä voi käyttää kaikkia edellä mainittuja oikeuksiaan yhteydenottolomakkeella, joka on saatavilla osoitteessa orbitcarhire.com/fi/yhteydenotto/;
- Jos käyttäjä katsoo, että henkilötietojen käsittelyä rikotaan, hän voi tehdä valituksen yhteydenottolomakkeella, joka on saatavilla osoitteessa orbitcarhire/en/yhteydenotto/ tai tehdä valituksen valvontaelimelle (tietosuojavaltuutettu);
- Henkilötietoja käytetään palvelimen kautta, joka käyttää ajantasaisia tekniikoita henkilötietojen suojaamiseksi (esim. 256-bittinen salaus);
- Turvajärjestelmän käyttö on käytettävissä vain orbitcarhire.comin alasivulla, jossa käyttäjä voi nähdä tai syöttää henkilötietonsa;
- Lukittu lukkokuvake osoittaa, että käyttäjä on suojatulla yhteydellä suojatulla verkkosivustolla, kun taas lukon kuvake, jossa on punainen risti (Google Chrome), harmaa lukko punaisella salamalla (Mozilla Firefox) tai varoitus (Internet Explorer, Bing) osoittaa, että käyttäjä on suojaamattomalla sivulla.
5. E-uutisten tilaus
Tiedonkeruu ja uutiskirjeen tilaaminen
Kun napsautat "Maksa nyt" -painiketta suorittaaksesi ostoksesi:
Hyväksyt henkilötietojesi käsittelyn tilauksesi viimeistelyä varten.
Hyväksyt uutiskirjeemme tilaamisen saadaksesi päivityksiä, tarjouksia ja erikoistarjouksia sähköpostitse.
Käyttäjä hyväksyy nimenomaisen tai erillisen sovelluksen (MailerLite) kanssa, että e-uutisten tilaamisen yhteydessä annettuja henkilötietoja käytetään tai käsitellään edustajan toimintaan liittyvien viestien lähettämiseksi (kampanjat, uutiset, tiedot palkintokilpailuista ja muista markkinointitoimista, yleiset tiedot edustajasta) hänen sähköpostiosoitteeseensa.
Tällainen suostumus e-uutisten vastaanottamiseen voidaan peruuttaa milloin tahansa. Peruutus voidaan tehdä napsauttamalla lähetetyissä e-uutisissa olevaa linkkiä "Peruuta tilaus" tai lähettämällä peruutusilmoituksen sähköpostiosoitteeseen: gdpr@orbitcarhire.com
6. Edustaja suostuu ja sitoutuu käsittelemään ja säilyttämään käyttäjän henkilötietoja Islannissa voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti.
7. Käyttäjälle on ilmoitettu ja hän hyväksyy, että tietojen turvallisuudesta luottokorttien käsittelyn aikana huolehtii ulkopuolinen toimija Korta, joka on tällaisten palvelujen valtuutettu tarjoaja.
Kyseinen seloste on saatavilla osoitteessa www.orbitcarhire.com ja se tulee voimaan 15. syyskuuta 2020.